Unternehmensweite Archivierung bei Galexis AG

Vorgabe
Mit einer unternehmensweiten Archivierung alle Vorteile der Software Infostore for iSeries nutzen, den internen Bedürfnissen genügen und gleichzeitig die gesetzlichen Vorschriften erfüllen.

Galexis, ein Unternehmen der Galenica Gruppe, versteht sich als kompetenter Partner im Gesundheitsmarkt, welcher laufend seine Leistungen in den Bereichen Logistik, Sortiment und Dienstleistungen im Hinblick auf die steigenden Ansprüche des Marktes optimiert.
Die Vision, den steigenden Marktansprüchen zu genügen, hat Galexis zu dem gemacht was man heute als marktorientiertes Logistikunternehmen bezeichnet.

Galexis umfasst drei Distributionszentren in Bern-Schönbühl, Zürich-Schlieren und Lausanne-Ecublens mit gesamthaft ca. 840 Mitarbeitenden. Von diesen 3 Standorten werden die Kunden innerhalb der gesamten Schweiz termingerecht beliefert.
Innerhalb der Gesamtstrategie des Unternehmens fiel die Entscheidung eine unternehmensweite Archivierung zu definieren.
Die Umsetzung erfolgte im Rahmen eines Projektes, in welchem Richtlinien der Archivierung für alle Unternehmensbereiche von Galexis AG definiert und geregelt wurden.
Das Archiv umfasst einen physischen und einen elektronischen Teil.
Nach einer Evaluationsphase entschied sich Galexis per Januar 2006 für das Produkt INFOSTORE for iSeries (im folgenden Infostore genannt).
Bis dahin wurden bereits sämtliche ausgehenden Lieferscheine und Fakturen als Spoolfile mit Infostore archiviert.
Mit externer Unterstützung der FIVE Informatik AG (Schönbühl/Schweiz) wurde das Projekt angegangen und innerhalb des definierten zeitlichen und finanziellen Rahmens erfolgreich realisiert.

Zielsetzung
Das primäre Ziel war es, eine revisionssichere, unternehmensweite Archivierung zu realisieren. Zusätzlich musste eine Möglichkeit geschaffen werden, auf die bestehenden Archivdaten weiterhin zugegreifen zu können. Da ein strenger Zeitplan von der Galexis AG vorgegeben wurde, war eine rasche, stufenweise Einführung der neuen Software erforderlich.
Um künftige Anforderungen abdecken zu können, war die Ausbaubarkeit des Systems ein wichtiges Selektions- und Umsetzungskriterium.

Herausforderung
Um das Ziel bezüglich revisionssichere Archivierung zu erfüllen, wurde die Lösung von einem unabhängigen, externen Spezialistenteam beurteilt. Mitte Konzept wurde eine teilweise "Unterdeckung" festgestellt, welche einerseits durch die Behebung der diesbezüglichen Schwachstellen in Infostore durch FIVE und Solitas, andererseits durch entsprechende organisatorischen Massnahmen jedoch erfolgreich und im vorgegebenen Zeitrahmen behoben werden konnte. Die realisierte Gesamtlösung kann heute als revisionssicher angesehen werden.

Umsetzung
Um die Anforderungen abzudecken wurde gemeinsam entschieden, künftig generell die Windows Clients zu verwenden. Die zu Beginn des Projektes favorisierten Web Clients mit weniger Administratoraufwand, deckten die Anforderungen noch nicht ab.

Während der Projektlaufzeit wurde, in enger Zusammenarbeit mit den Galexis internen Projektmitarbeitern, das Pflichtenheft erstellt und die Programmstrukturen, so wie die Ablageorganisation an den Betrieb anpasst. Besonderheiten wurden auf Wunsch des Kunden während der Umsetzungsphase eingerichtet. Dadurch konnten alle Abteilungen der Galexis AG in der Archivierungsphilosophie abgebildet werden (Unternehmensführung, Verkauf, Marketing, Human Ressources, Finanzen und Controlling, SCM, Immobiliendienst und Informatik).

Die Implementierung von Infostore for iSeries wurde in zwei Hauptblöcke unterteilt.
Block A war der gesamte HR-Bereich für welches ein eigenständiges Archiv aufgebaut wurde.
Block B waren die restlichen Unternehmensbereiche, wobei hier die Prioritäten auf den Sektor Finanzen gelegt wurde.

Block A wurde Anfangs Oktober 2006 in Betrieb genommen, Block B Anfangs November 2006.

Ergebnis
Für die elektronische Archivierung wird nun für alle Unternehmensbereiche Infostore eingesetzt. Diese Archivierung umfasst sowohl Spoolfiles aus der iSeries wie auch Daten aus Office. Sog. Geschäftsrelevante E-Mails werden in naher Zukunft manuell indiziert und ebenfalls mit Infostore archiviert. Die technischen Voraussetzungen hierfür wurden bereits geschaffen.
Durch die Realisierung dieser Lösung konnte der innerbetriebliche Aufwand massgebend optimiert und die physischen Archive in Zukunft erheblich reduziert werden.
Das Projekt wurde per Anfangs Dezember 2006 erfolgreich abgeschlossen und abgenommen.

Zukunft
Infostore for iSeries ist keine Sackgasse.
Die integrierte Mandantenfähigkeit und die Weiterentwicklungen der Software, gewährleisten eine permanente Marktorientierung und Marktanpassung.
So lassen sich mögliche künftige Themen wie beispielsweise e-billing oder digitale Signatur problemlos in die Archivierung integrieren.
Ebenso kann die Lösung auf weitere Bereiche innerhalb der Galenica Gruppe ausgebaut werden, aus IT-technischer Sicht wären hierfür lediglich zusätzliche Lizenzen und eine organisatorische Definition von neuen Archivschränken in Infostore erforderlich

Quelle: FIVE Informatik AG - Uwe-Martin Grassel