Chaos im Archiv? Mit DMS wird’s plötzlich einfach
Warum Sie Papier endlich loswerden sollten
Die Nachteile papierbasierter Prozesse liegen auf der Hand. Dokumente in Papierform verursachen Chaos, nehmen Platz weg und sind oft schwer auffindbar, insbesondere wenn sie in verstaubten Archiven oder verstreuten Aktenordnern lagern. Hinzu kommt, dass der Zugriff auf Papierdokumente eingeschränkt ist: Sie können immer nur an einem Ort gleichzeitig genutzt werden, was die Zusammenarbeit erschwert. Auch die Sicherheit ist ein Problem. Papier kann leicht verloren gehen, gestohlen oder durch Feuer oder Wasser zerstört werden.
Ein DMS löst all diese Probleme. Digitale Dokumente sind jederzeit und von überall aus zugänglich. Automatisierte Prozesse sparen Ihrem Team wertvolle Arbeitszeit, und durch Backups sowie den Einsatz von Verschlüsselung und Zugriffsrechten sind Ihre Daten besser geschützt. Ein weiterer Pluspunkt: Mit einem DMS können Sie gesetzliche Vorgaben leichter einhalten. Die Frage ist also nicht mehr, ob Sie den Schritt zum digitalen Dokumentenmanagement gehen, sondern wie Sie ihn am besten umsetzen.
Klarheit schaffen: Wo stehen Sie – und wo wollen Sie hin?
Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente beginnen, sollten Sie sich einen genauen Überblick verschaffen. Analysieren Sie, wie viele Dokumente in Ihrem Unternehmen vorhanden sind und welche Abteilungen besonders stark betroffen sind. Überlegen Sie, welche Probleme aktuell durch die Papierverwaltung entstehen. Werden zu viele Ressourcen durch die Suche nach Dokumenten gebunden? Ist die Zusammenarbeit durch den eingeschränkten Zugriff erschwert?
Nachdem Sie die Ausgangssituation klar verstanden haben, definieren Sie konkrete Ziele. Möchten Sie vor allem effizienter arbeiten und Zeit sparen? Oder geht es Ihnen in erster Linie darum, gesetzliche Anforderungen besser zu erfüllen? Eine klare Zielsetzung hilft, die richtigen Entscheidungen zu treffen und Prioritäten zu setzen.
So finden Sie das passende DMS für Ihr Unternehmen
Ein Dokumentenmanagementsystem muss zu Ihrem Unternehmen passen. Dabei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Zum Beispiel sollte das System benutzerfreundlich sein, damit Ihre Mitarbeitenden schnell damit arbeiten können – ohne lange Schulungen. Ebenso wichtig ist die Skalierbarkeit: Ihr DMS sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können, insbesondere wenn Sie weitere Standorte oder Teams einbinden möchten.
Ein weiterer Punkt ist die Integration in bestehende Software. Falls Sie bereits ein ERP- oder CRM-System nutzen, sollte das DMS nahtlos damit zusammenarbeiten. So können im Kernsystem erstellte Dokumente automatisch archiviert werden – und umgekehrt lassen sich archivierte Dokumente direkt aus dem Kernsystem aufrufen.
Auch die Entscheidung, ob Sie das DMS in der Cloud oder lokal auf eigenen Servern betreiben, will wohlüberlegt sein. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile – entscheidend sind Ihre individuellen Anforderungen. Natürlich spielt auch das Budget eine Rolle. Behalten Sie dabei nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch mögliche Folgekosten im Blick.
Ohne Team kein Erfolg: Mitarbeitende mitnehmen
Ein Dokumentenmanagementsystem ist nur so gut wie die Menschen, die es nutzen. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden deshalb frühzeitig in den Veränderungsprozess ein. Schulungen helfen, das DMS zu verstehen und seine Vorteile zu erkennen – das nimmt Unsicherheiten. Gerade bei skeptischen Mitarbeitenden ist es wichtig, klarzumachen: Das DMS ersetzt keine Arbeit, sondern erleichtert sie.
Hilfreich ist auch eine zentrale Anlaufstelle für Fragen, insbesondere in der Startphase nach der Einführung. Wenn Ihre Mitarbeitenden wissen, wo sie Unterstützung erhalten, steigt die Akzeptanz deutlich.
Digitalisieren heisst: Prozesse neu denken
Die Einführung eines DMS bietet die perfekte Gelegenheit, bestehende Prozesse zu hinterfragen. Viele papierbasierte Abläufe sind historisch gewachsen und heute nicht mehr zeitgemäss. Nutzen Sie die Umstellung, um diese zu verschlanken und – wo möglich – zu automatisieren. Genehmigungsprozesse oder die Verarbeitung von Rechnungen lassen sich digital oft deutlich effizienter gestalten.
Ein weiterer Punkt: der Umgang mit neuen Dokumenten. Ziel sollte es sein, möglichst papierlos zu arbeiten. Erstellen und bearbeiten Sie Dokumente digital – statt sie auszudrucken und abzuheften. Definieren Sie klare Regeln, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf. Ein durchdachtes Rollen- und Rechtesystem erhöht die Sicherheit und verbessert die Zusammenarbeit.
Datensicherheit & DSG: So bleiben Sie compliant
Digitale Dokumente bringen neue Anforderungen an die Sicherheit. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten regelmässig gesichert werden – idealerweise automatisch. Zugriffsrechte sollten so konfiguriert sein, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können. Vergessen Sie dabei nicht den Datenschutz: Besonders bei personenbezogenen Daten ist die Einhaltung des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) Pflicht. Ein gutes DMS kann Sie hier unterstützen, denn viele Systeme bringen entsprechende Funktionen bereits mit.
Und? Läuft’s? So messen Sie den DMS-Erfolg
Nach der Einführung ist es wichtig, den Erfolg des DMS zu messen. Wurden die gesteckten Ziele erreicht? Sind Ihre Prozesse schneller geworden? Konnten Kosten eingespart werden? Wie zufrieden sind die Mitarbeitenden? Nutzen Sie dieses Feedback, um das System weiter zu optimieren. Viele DMS-Lösungen bieten auch Analysefunktionen, die dabei helfen, Schwachstellen zu erkennen und gezielt Verbesserungen vorzunehmen.
Fazit: Digital statt verstaubt – jetzt ist die Zeit für Ihr DMS
Der Schritt vom Papier zum digitalen Dokumentenmanagement ist mehr als nur ein Technologiewechsel – er verändert die Arbeitsweise Ihres Unternehmens nachhaltig. Mit klarem Plan, der passenden Lösung und einem motivierten Team machen Sie Ihr Unternehmen schneller, flexibler und zukunftssicher. Also: Nicht länger zögern – die Digitalisierung läuft. Sind Sie dabei?
Kontaktieren
Sie uns jetzt
Kathrin Engler
Leiterin Verkauf, Marketing & Kommunikation