grebimmo & ONE Immo – Digitale Effizienz für Immobilienverwaltung

Der Startschuss: Digitalisierung als Notwendigkeit

Im Kerngeschäft der Immobilienbewirtschaftung verarbeitet grebimmo jährlich rund 8'000 Rechnungen. Obwohl dies im Vergleich zu grossen Unternehmen überschaubar erscheint, stellte es für das kleine Team eine erhebliche Herausforderung dar. Manuelle, zeitintensive Abläufe und Papierberge machten die Notwendigkeit einer digitalen Lösung immer wichtiger. „Es war an der Zeit, den Schritt in die Digitalisierung zu gehen“, erklärt Stefan von grebimmo. 2022 war es dann soweit – grebimmo setzte den ersten Meilenstein und führte den digitalen Kreditorenworkflow ein, um die Rechnungsverarbeitung sowohl in der Immobilienbewirtschaftung als auch in der eigenen Buchhaltung effizienter und automatisierter zu gestalten.

Herausforderungen und starke Partnerschaft

grebimmo war bei der Entwicklung von ONE Immo von Anfang an als Pilotkunde beteiligt. „Wir waren hautnah dabei, als das Produkt noch in den Kinderschuhen steckte“, erinnert sich Stefan. Die ersten Monate waren nicht einfach – Kinderkrankheiten und holprige Prozesse verlangten Geduld. Doch die enge Zusammenarbeit mit Daniel, dem Projektleiter von ONE Immo, trug massgeblich zum Erfolg bei. „Daniel hat sich mit vollem Einsatz um unsere Anliegen gekümmert, was das Projekt wirklich vorangebracht hat“, betont Stefan. Am Ende zahlte sich die Zusammenarbeit aus: grebimmo konnte die Vorteile der Investition voll ausschöpfen.

Effizienz auf Knopfdruck: Mehr Zeit für das Wesentliche

Die Einführung von ONE Immo brachte eine deutliche Erleichterung. Prozesse, die früher viel Geduld und Zeit beanspruchten, wie die Rechnungsverarbeitung, sind jetzt digitalisiert und laufen reibungslos ab. Die mühsame Suche nach Dokumenten – „Wo ist das bloss abgelegt?“ – gehört der Vergangenheit an. „Wir geben ein Stichwort ein und sofort haben wir, was wir brauchen“, berichtet Stefan begeistert. Ein grosser Vorteil ist auch die Integration von Kontierungsvorlagen in der Finanzbuchhaltung. Dadurch ist der Buchungsprozess jetzt nicht nur einfacher, sondern auch viel effizienter, da Rechnungen automatisch den richtigen Konten zugeordnet werden. „Aktuell arbeiten wir auch daran, diese Kontierungsvorlagen in der Liegenschaftsbuchhaltung einzuführen, um den Prozess weiter zu optimieren,“ fügt Stefan hinzu. Ein weiteres Highlight ist das digitale Kundenportal, das den Eigentümern rund um die Uhr Zugriff auf ihre Verwaltungsabrechnungen mit den zahlreichen Belegen bietet. Für grebimmo bedeutet das: weniger Aufwand und mehr Professionalität.

Eine Lösung auch für kleine Unternehmen

Während der Zusammenarbeit mit ONE Immo wurde klar, dass auch andere kleinere Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen stehen, vor allem in Bezug auf das Budget. Daraus entstand die Idee einer speziellen Cloudlösung, die sich perfekt für Unternehmen mit weniger Rechnungen und einfacher Organisationsstruktur eignet. „Viele kleine Firmen suchen nach einer kosteneffizienten Lösung ohne unnötige Funktionen“, erklärt Stefan. Das „Small-Paket“ bietet genau das: eine schlanke Lösung, die auf die wesentlichen Bedürfnisse kleiner Unternehmen ausgerichtet ist.

Blick in die Zukunft: Digitalisierung bleibt der Schlüssel

Für grebimmo ist der Weg der Digitalisierung noch nicht zu Ende. Als nächstes steht die digitale Verwaltung der Mieterdossiers an, um die internen Abläufe weiter zu verbessern. Auch dieses Projekt wird wieder in Zusammenarbeit mit ONE Immo durchgeführt – eine Partnerschaft, die sich bereits bewährt hat und weiterhin für grebimmo zukunftsweisend ist.