Schrittweise digitalisiert - Kreditorenworkflow bei Dr. Meyer Immobilien AG

Der Prozentsatz der Rechnungen, die nicht vollautomatisch ver- arbeitet werden können, beträgt klar unter 10 %.

Sandro Niklaus

Dr.Meyer Immobilien AG

Die Immobiliendienstleisterin Dr. Meyer Immobilien AG ist ein hervorragendes Beispiel für eine sukzessive Erweiterung der Digitalisierung mittels schrittweisen Ausbaus von FIVE Webflow. Nach der erfolgreichen Einführung der Kendox-Archivierung ist nun die nächste Phase abgeschlossen worden. Und weitere Schritte sind geplant.

Sandro Niklaus, Dr. Meyer Immobilien AG

Start mit Kendox

«Die Einführung von FIVE Webflow mit der revisionssicheren Archivierungssoftware Kendox erfolgte bei uns bereits 2018», berichtet Sandro Niklaus, IT-Leiter des Unternehmens. «Vorrangiges Ziel war die Eindämmung der Papierflut. Und das funktioniert ausgezeichnet:

Die Datenextraktion erfolgt mittels SmartFix Invoice, die Rechnungen werden kontiert und dem richtigen Bewirtschafter zugeordnet; der erteilt ein digitales Visum und dann geht’s via Kontrolle durch die Buchhaltung ins ERP, wo automatisch bezahlt, verbucht und via Webflow ins Archiv abgelegt wird.

Alles digital.» Und weil das System selbstlernend sei, betrage der Prozentsatz der Rechnungen, die nicht vollautomatisch verarbeitet werden können, klar weniger als 10 %. «Und Rechnungsbeträge über 10’000 Franken gehen automatisch zur Visierung zum Geschäftsleiter. Wir sind sehr zufrieden mit dem System», sagt Niklaus.

Nächster Schritt

Als Nächstes ist nun die Digitalisierung der Personaldossiers erfolgt, wobei im Webflow auch die richtigen Zugriffsrechte definiert sind, da es sich ja um sensible Daten handelt. «Ein typisches Beispiel ist ein neuer Arbeitsvertrag», erläutert Niklaus. «Ein solches Dokument wird automatisch erkannt und löst diverse weitere Prozesse aus: von der AHV-Anmeldung über die Parkplatzreservierung bis zur Einrichtung des Computers am Arbeitsplatz.» Niklaus zeigt sich sehr angetan von der Beratungsleistung seiner Ansprechpartner bei FIVE, von der Effizienz, dem Support, der Budgettreue und dem generierten Mehrwert. «Die habens wirklich im Griff, auch etwa was die Lizenzen betrifft, alles sehr transparent», sagt er. «Und was ich besonders schätze: Ich kann dort jederzeit direkt mit einem top Spezialisten wie Nicola Isch in Kontakt treten und muss nicht beim Trainee ein Support-Ticket lösen!»

Und weiter geht’s

Auch der nächste Schritt ist bereits aufgegleist. «Wir werden auch unsere 400 Hauswarte vollumfänglich digital erfassen und verwalten», erklärt Niklaus. «Das ist natürlich nicht etwas kategorial anderes als die Personaldossiers, aber es gibt eine ganze Reihe von Dokumenten, welche so im Webflow noch nicht vorgesehen sind. Auch hier zeigt sich die Flexibilität des Systems: Viele Prozesse können abgeleitet werden.» Das Hauswart-Projekt dürfte bei Drucklegung dieses Magazins bereits in der Umsetzungsphase sein. Ein Weiteres hingegen bedarf noch einiger Abklärungen. «Wir prüfen auch die Einführung eines digitalen Posteingangs auf Herz und Nieren. Allerdings würde dies auf unserer Seite ein paar Änderungen mit sich bringen, deshalb müssen wir das noch akribischer vorbereiten. Aber wir sind unterwegs ins papierlose Büro und werden diesen Weg weitergehen.»

"Webflow ist sehr flexibel, viele Prozesse können abgeleitet werden."

Sandro Niklaus würde FIVE denn auch ohne zu zögern weiterempfehlen. «Wer digitalisieren will, ist hier am richtigen Ort. Und wie praktisch das ist, hat sich bei uns in der akuten Phase der Corona-Krise gezeigt. Alle im Home-Office? Kein Problem!»

Dr. Meyer Immobilien AG

Seit 1944 ist die Dr. Meyer Immobilien AG zuverlässige Partnerin für Immobilien in Bern und Umgebung. Gegründet von Notar Dr. Ludwig Meyer, wurde das Unternehmen zwischenzeitlich von seinem Sohn Dr. Max Meyer geleitet. Heute beschäftigt das Unternehmen unter der Leitung von Marc Balsiger rund 80 Mitarbeitende. Hinter dem Erfolg von Dr. Meyer stecken Professionalität, Erfahrung und gelebte Werte.

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