Digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) für Unternehmen
Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem schaffen Sie Ordnung in Ihrer Dokumentenablage, reduzieren manuellen Aufwand und beschleunigen Freigaben, Archivierung und tägliche Arbeitsprozesse. Unsere DMS Software unterstützt Sie dabei, Dokumente zentral zu verwalten und Informationen schneller verfügbar zu machen.
Wenn Dokumente Zeit kosten, fehlt Struktur im Prozess
Unternehmen verlieren täglich Zeit, weil Dokumente an verschiedenen Orten liegen, manuell abgelegt werden oder im entscheidenden Moment nicht verfügbar sind. Genau daraus entstehen unnötige Suchzeiten, Medienbrüche und Verzögerungen im Arbeitsalltag.
Typische Herausforderungen:
- Dokumente liegen verteilt in Ordnern, E-Mails und Papierarchiven
- Mitarbeitende finden Informationen nicht sofort
- Freigaben laufen manuell und bremsen Prozesse
- Versionen sind unklar oder doppelt vorhanden
- Gesetzliche Anforderungen an Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit erhöhen den Druck
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem schafft hier Klarheit, Struktur und steigert Geschwindigkeit und Qualität.
So funktioniert digitales Dokumentenmanagement mit Kendox
Vom Rechnungseingang bis zur Archivierung: Mit Kendox lassen sich Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zentral verwalten und in bestehende Geschäftsprozesse einbinden.
Der typische Ablauf zeigt, wie aus einzelnen Dokumenten eine strukturierte, digitale Dokumentenverwaltung entsteht.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) organisiert, steuert und automatisiert den gesamten Umgang mit Dokumenten im Unternehmen.
Es sorgt dafür, dass Informationen zentral verfügbar sind, Prozesse strukturiert ablaufen und Veränderungen an Dokumenten jederzeit nachvollziehbar bleiben.
Kurz: Ein DMS ersetzt nicht nur Ordner – es verbessert, wie Ihr Unternehmen mit Informationen arbeitet.
Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem?
Die Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab:
- Anzahl Nutzer
- Umfang der Lösung
- Integration in bestehende Systeme
- gewünschte Automatisierung
Entscheidend ist jedoch nicht der Preis, sondern die Wirkung:
- weniger Suchaufwand
- Standortunabhängig (Home-Office)
- schnellere Prozesse
- bessere Qualität
- geringerer administrativer Aufwand
Viele Unternehmen amortisieren ein DMS schneller als erwartet.
Wie möchten Sie Ihr DMS betreiben – in der Cloud oder On-Premises?
DMS oder Archivierung – was ist für Sie sinnvoll?
Viele Unternehmen stehen vor der Frage, ob eine reine Archivlösung ausreicht oder ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem notwendig ist.
- Archivierung = sichere Ablage von Dokumenten
- DMS = Ablage + Suche + Zugriff + Automatisierung + Prozesse
In vielen Fällen ist ein schrittweiser Einstieg sinnvoll – genau dabei unterstützen wir Sie.
Warum Five Informatik
Viele DMS-Projekte scheitern nicht an der Idee oder am Produkt, sondern an der Umsetzung. Genau hier liegt der Unterschied.
Typische Einsatzbereiche für ein Dokumentenmanagementsystem
Ein DMS lohnt sich besonders, wenn Sie:
- papierbasierte Prozesse digitalisieren möchten
- Dokumente standortunabhängig verfügbar machen wollen (Home-Office)
- Archivierung sauber und revisionssicher aufsetzen müssen
- Freigabeprozesse beschleunigen und standardisieren möchten
- Transparenz in dokumentenlastige Abläufe bringen wollen
So läuft die Zusammenarbeit ab
Für wen ist diese Lösung geeignet?
Unsere DMS-Lösungen eignen sich besonders für Unternehmen, die:
- mit vielen Dokumenten arbeiten
- Freigaben und Ablagen vereinfachen möchten
- gesetzliche Anforderungen erfüllen müssen
- papierbasierte oder manuelle Prozesse reduzieren wollen
- eine praxistaugliche Lösung statt eines reinen Softwareprojekts suchen
Häufige Fragen zum Dokumentenmanagementsystem
Was ist Kendox?
Kendox ist eine Software für digitales Dokumentenmanagement und die elektronische Archivierung. Unternehmen können damit Dokumente zentral speichern, organisieren und wiederfinden. FIVE begleitet Schweizer Unternehmen bei der Einführung und Einrichtung der Lösung.
Was ist der Unterschied zwischen DMS und Archivierung?
Archivierung ist ein Teilbereich. Ein DMS geht weiter und unterstützt zusätzlich Organisation, Suche, Verfügbarkeit und dokumentenbasierte Prozesse.
Brauchen wir direkt eine vollständige DMS Software?
Nicht zwingend. Je nach Ausgangslage kann es sinnvoll sein, zunächst mit der digitalen Archivierung, dem Scanning oder einem konkreten Workflow zu beginnen. FIVE unterstützt Sie dabei, den passenden Einstieg zu finden.
Lässt sich ein DMS in bestehende Prozesse integrieren?
Ja, genau das ist in vielen Projekten entscheidend. Die Lösung muss sich in Ihren Alltag einfügen und nicht umgekehrt.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Der Aufwand hängt von Ihrer Ausgangslage ab. Wichtig ist, mit einem klaren Zielbild und pragmatischen Schritten zu starten.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Bei der revisionssicheren Archivierung werden Dokumente so aufbewahrt, dass ihre Integrität, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. Dazu gehören geeignete technische Schutzmassnahmen, geregelte Zugriffsrechte und dokumentierte Abläufe.
Kann nachvollzogen werden, wenn ein Dokument geändert oder gelöscht wird?
Ein Dokumentenmanagementsystem kann Änderungen und Löschvorgänge protokollieren. So lässt sich nachvollziehen, welche Aktionen durchgeführt wurden. Welche Vorgänge Kendox konkret aufzeichnet, hängt von den verfügbaren Funktionen und deren Konfiguration ab.
Erfüllt ein Dokumentenmanagementsystem die Datenschutzanforderungen in der Schweiz?
Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie dabei, die Anforderungen des revidierten Datenschutzgesetzes (revDSG) zu erfüllen:
- klare Zugriffsrechte und Berechtigungskonzepte
- nachvollziehbare Änderungen und Versionierung
- sichere Speicherung von Dokumenten
- strukturierte und kontrollierte Aufbewahrung
Entscheidend ist dabei nicht nur die Software, sondern vielmehr die richtige Umsetzung.
Wie werden Dokumente vor Cyberangriffen geschützt?
Eine sichere Dokumentenarchivierung umfasst mehrere Schutzmassnahmen, beispielsweise Zugriffsberechtigungen, Verschlüsselung, Datensicherungen und eine geeignete IT-Sicherheitsarchitektur. Kein System bietet einen vollständigen Schutz vor Cyberangriffen.
Muss ich eigene IT-Infrastruktur betreiben?
Nein – FIVE bietet das DMS auch aus der Cloud an. Ihre Daten werden sicher in der Schweiz gehostet, der Betrieb inklusive Updates und Backup ist enthalten. Auf Wunsch ist auch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur (On-Premises) möglich.
Revisionssichere Archivierung: Dokumente sicher und nachvollziehbar aufbewahren
Verträge, Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen müssen über Jahre hinweg verfügbar bleiben. Gleichzeitig ist wichtig, dass nur berechtigte Personen darauf zugreifen können und der Umgang mit den Dokumenten nachvollziehbar ist.
Mit Kendox unterstützt FIVE Unternehmen dabei, eine strukturierte digitale Archivierung aufzubauen und Zugriffsberechtigungen gezielt zu regeln. Dabei berücksichtigen wir die betrieblichen Abläufe und die geltenden Aufbewahrungsanforderungen.
So bleiben wichtige Unterlagen zentral verfügbar und die Dokumentenverwaltung wird transparenter.
Digitales Dokumentenmanagement passend zu Ihrem Unternehmen aufbauen
Ob Sie ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem suchen oder mit Archivierung, Scanning oder Workflows starten möchten: Wir zeigen Ihnen, welcher Weg für Ihre Ausgangslage sinnvoll ist.
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Eingesetzte Produkte
Kendox ist Experte für digitales Dokumentenmanagement und die Automatisierung von Prozessen in Büro und Verwaltung. Als Lösungsanbieter mit langjähriger Erfahrung und eigener Technologie ist Kendox spezialisiert auf Kunden in Industrie und Produktion, Handel und E-Commerce, Dienstleistungen und Logistik sowie auf öffentliche Einrichtungen, Schulen und Universitäten.
Ihre direkte Ansprechpartnerin
Kathrin Engler
Leitung Verkauf, Marketing & Kommunikation
+41 31 858 23 46
k.engler@fiveinformatik.ch